Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp tại Việt Nam phải có ít nhất là một Người đại diện theo pháp luật.  Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.  Với việc Người đại diện theo pháp luật là người đại diện cho doanh nghiệp, do đó, các văn bản, hợp đồng…phải có chữ ký của Người đại diện theo pháp luật để có hiệu lực.  Bên cạnh đó, thông tin của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ được ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp đó.  Do đó, đối với một số thủ tục, cơ quan nhà nước chỉ chấp nhận chữ ký của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu sơ bộ về quyền, nghĩa vụ chung và trách nhiệm của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong một số trường hợp cụ thể.   

Quyền, nghĩa vụ của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật thực chất cũng là người lao động, bởi các hoạt động đại diện của họ đều nhằm phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp.  Do đó, Người đại diện theo pháp luật được quyền hưởng các chế độ phúc lợi, lương, bảo hiểm,… theo quy định của Bộ Luật Lao động 2019.  

Nghĩa vụ của Người đại diện theo pháp luật được quy định tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, như sau:

  • phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; 
  • trung thành với doanh nghiệp, không lợi dụng các thông tin về doanh nghiệp để tư lợi hay phục vụ cho cá nhân, tổ chức khác; và 
  • thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ, có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác. 

Hai nghĩa vụ đầu tiên có thể được xem như nguyên tắc cơ bản làm việc đối với người quản lý, đó là thực hiện công việc vì mục đích chung của doanh nghiệp.  Nghĩa vụ thứ ba được đặt ra đối với Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vì họ là người nắm những thông tin quan trọng của doanh nghiệp, và việc có liên quan đến công ty khác có thể dẫn đến việc không khách quan trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.   

Đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều một người làm Người đại diện theo pháp luật, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng không quy định cụ thể về việc phân chia quyền, nghĩa vụ đại diện giữa những người đại diện.  Những vấn đề này sẽ được quy định cụ thể trong điều lệ, quy chế hoạt động của công ty, trong các quyết định bổ nhiệm, giao nhiệm vụ cho Người đại diện theo pháp luật.  

Bên cạnh đó, Điều 12.2 Luật Doanh nghiệp 2020 đã có một quy định mới mà Luật doanh nghiệp 2014 chưa quy định đó đó là hướng đến việc bảo vệ quyền, lợi ích của người thứ ba ngay tình, cụ thể: “Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba, tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.”.  Theo đó, bên thứ ba có thể hạn chế rủi ro về việc hợp đồng bị tuyên vô hiệu do Người đại diện theo pháp luật ký kết hợp đồng vượt quá thẩm quyền của mình.  

Mỗi doanh nghiệp phải có ít nhất một Người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.  Trong trường hợp nếu Người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp cần phải xuất cảnh ra khỏi Việt Nam thì người này sẽ phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ của Người đại diện theo pháp luật trong lúc người này vắng mặt.  Người đại diện theo pháp luật sẽ phải tự chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.  

Trách nhiệm của người đại diện trong thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp

Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ quy định một cách khái quát trách nhiệm của Người đại diện theo pháp luật như đã đề cập ở phần trên.  Tuy nhiên để hạn chế các rủi ro về việc lạm dụng quyền cũng như sự minh bạch trong các giao dịch của doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định những trường hợp mà theo đó khi tiến hành ký kết các giao dịch, hợp đồng phải được sự chấp thuận từ Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hay chấp thuận từ Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.

Người đại diện theo pháp luật, Giám đốc, Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.  Do đó, có những hợp đồng, giao dịch cần có sự chấp thuận của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị trước khi tiến hành.  Được quy định rải rác tại các Điều 55.2.d, 67, 86, 138.2.d và 167 của Luật Doanh nghiệp 2020, mục đích của các quy định này nhằm bảo đảm tính minh bạch, khách quan trong việc thực hiện các giao dịch của doanh nghiệp.  

Đồng thời, Luật Doanh nghiệp 2020 còn quy định trách nhiệm về việc không thông báo, xin chấp thuận đối với các giao dịch, hợp đồng nói trên, theo đó, việc vi phạm thông báo và xin chấp thuận trước khi tiến hành các giao dịch nói trên, ngoài việc Người đại diện theo pháp luật, Giám đốc, Tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm đối với doanh nghiệp (nếu có thiệt hại phát sinh), các giao dịch này còn có thể bị tuyên vô hiệu.

Trách nhiệm của người đại diện trong trường hợp giải thể doanh nghiệp hoặc phá sản

Được quy định tại Điều 210 của Luật Doanh nghiệp 2020, khi doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ xin giải thể doanh nghiệp, Người đại diện theo pháp luật sẽ phải cùng với thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần, thành viên Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, chủ sở hữu công ty, chủ doanh nghiệp tư nhân, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ giải thể doanh nghiệp.  Trường hợp hồ sơ giải thể không chính xác, giả mạo, những người này phải liên đới chịu trách nhiệm thanh toán quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết, số thuế chưa nộp, số nợ khác chưa thanh toán và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những hệ quả phát sinh trong thời hạn 05 năm kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh

Thêm vào đó, kể từ khi có quyết định giải thể thì cả doanh nghiệp lẫn người đại diện theo pháp luật không được thực hiện các hoạt động sau đây: (i) cất giấu, tẩu tán tài sản; (ii) từ bỏ hoặc giảm bớt quyền đòi nợ; (iii) chuyển các khoản nợ không có bảo đảm thành các khoản nợ có bảo đảm bằng tài sản của doanh nghiệp; (iv) ký kết hợp đồng mới, trừ trường hợp để thực hiện giải thể doanh nghiệp; (v) cầm cố, thế chấp, tặng cho, cho thuê tài sản; (vi) chấm dứt thực hiện hợp đồng đã có hiệu lực; và (vi) huy động vốn dưới mọi hình thức.  Người đại diện theo pháp luật cần tìm hiểu kỹ về thời hạn cũng như cách thức thực hiện các thủ tục xin giải thể doanh nghiệp để tránh việc vi phạm các quy định của pháp luật.  

Đối với trường hợp doanh nghiệp phá sản, thì Người đại diện theo pháp luật kiêm người quản lý doanh nghiệp cần lưu ý về việc nộp đơn thông báo mở thủ tục phá sản khi doanh nghiệp mất khả năng thanh toán và thực hiện các hoạt động cần thiết theo quy định của Luật Phá sản 2014.  Nếu vi phạm các quy định này, Điều 130.3 Luật Phá sản 2014 cho phép Thẩm phán xem xét, quyết định về việc người quản lý doanh nghiệp đã phá sản không được quyền thành lập doanh nghiệp mới, cũng như làm người quản lý doanh nghiệp trong thời hạn 03 năm kể từ ngày Tòa án nhân dân có quyết định tuyên bố phá sản.  

Chế tài cho việc vi phạm

Nhìn chung, các quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản quy phạm có liên quan đều buộc Người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm cá nhân, hoàn trả các khoản thu lợi bất chính và phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho doanh nghiệp nếu người này vi phạm nghĩa vụ của người đại diện.  Các khoản bồi thường này có thể liên quan tới quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết, số thuế chưa nộp, số nợ khác chưa thanh toán, v.v.  Do đó, người đại diện theo pháp luật cần cẩn trọng trong quá trình thực hiện công việc đại diện, tránh việc phải gánh chịu những khoản bồi thường vượt quá khả năng tài chính của mình.  

Nếu độc giả có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về vấn đề đại diện trong doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với các luật sư dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi tại letran@corporatecounsels.vn