Do nhu cầu kinh doanh, doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, nhưng chưa nắm rõ thủ tục pháp lý cần tiến hành?  Bài viết sau đây Corporate Counsels sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc về thủ tục, hồ sơ và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp có thế tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện được nhanh chóng, dễ dàng.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là gì?

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện là thủ tục hành chính doanh nghiệp phải thực hiện khi chuyển địa chỉ trụ sở đã đăng ký đến một nơi mới trong cùng một quận, huyện.  Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo thông tin địa chỉ mới.  

Tại sao phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận?

Trụ sở chính là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp.  Đây là một nội dung bắt buộc có ghi tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nên khi thay đổi địa chỉ trụ sở thì công ty cần phải đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.  Hiện nay, mức xử phạt đối với hành vi không tiến hành làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện là từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng theo Khoản 5 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Cách làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
  • Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
  • Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
  • Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;
  • Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền (Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp).

Bước 2: Nộp hồ sơ

  • Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ của thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia, nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính.  Tuy nhiên, hầu hết các tỉnh, thành lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Quảng Ninh… chỉ áp dụng hình thức nộp hồ sơ qua mạng.  Do vậy, để tránh mất thời gian, doanh nghiệp cần xác nhận hình thức nộp hồ sơ với cơ quan đăng ký kinh doanh tỉnh, thành nơi doanh nghiệp thành lập trước khi thực hiện.  
  • Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trả lời về tính hợp lệ của hồ sơ.  Nếu phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ thì thời gian xử lý sẽ được tính lại từ đầu kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đã sửa đổi.

Bước 3: Nộp phí, lệ phí

  • Đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:
  • Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/hồ sơ.
  • Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/hồ sơ.
  • Đối với hồ sơ nộp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
  • Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
  • Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể đăng ký nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính hoặc nhận kết quả trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Kết quả nhận được: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện thông tin địa chỉ mới

Hiện nay do có sự liên kết về hệ thống thông tin điện tử giữa Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư với Tổng cục thuế nên khi công ty có sự thay đổi thông tin trên giấy phép thì trên hệ thống quản lý của cơ quan thuế cũng sẽ cập nhật thông tin đó.  Vì vậy khi thưc hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, công ty không cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý về việc đã thay đổi địa chỉ trụ sở này.

Một số lưu ý trong quá trình làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện

Lưu ý về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

  • Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
  • Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.

Lưu ý về hóa đơn khi thay đổi địa chỉ cùng quận

Theo các quy định hiện hành thì tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022 trên phạm vi toàn quốc.  Do đó, sau khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, doanh nghiệp cần cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện thông tin địa chỉ mới tới đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử theo quy định. 

Lưu ý về các nội dung thay đổi trong hồ sơ

Công ty có thể thay đổi nhiều nội dung đăng ký doanh nghiệp cùng với hồ sơ của thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện như thay đổi tên công ty, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi ngành nghề kinh doanh, thay đổi thành viên góp vốn…

Nếu độc giả có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về vấn đề đại diện trong doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với các luật sư dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi tại letran@corporatecounsels.vn