Trong suốt quá trình hoạt động, với chức năng quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có quyền quyết định tất cả mọi việc của doanh nghiệp.  Đặc biệt là ở lĩnh vực hành chính pháp lý. Tất cả các giao dịch và hoạt động nhân danh doanh nghiệp đều phải được thực hiện thông qua người đại diện pháp luật.  Thậm chí nếu Chủ tịch hay Giám đốc doanh nghiệp đồng thời không phải là người đại diện pháp luật thì cũng không thể ký kết giao dịch cùng các đối tác trong bất kỳ giao dịch nào.

Chính vì thế khi có bất kỳ sai sót, rủi ro nào xảy ra với doanh nghiệp,  người đại diện theo pháp luật với trách nhiệm cao nhất sẽ là người chịu trách nhiệm trước pháp luật mọi hành động, sai sót của doanh nghiệp.  Nếu doanh nghiệp vướng phải kiện tụng thì chính người đại diện pháp luật  sẽ đại diện cho doanh nghiệp trước tòa án, trọng tài.  Điều này cũng chứng minh trách nhiệm, vai trò vô cùng quan trọng của người đại diện pháp luật trong doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu những trách nhiệm gì theo quy định của pháp luật?

Với chức năng đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong suốt quá trình hoạt động, trách nhiệm của người đại diện được Luật Doanh nghiệp 2020 quy định chi tiết tại Điều 13 như sau:

  • Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Trường hợp có nhiều người đại diện theo pháp luật thì quyền và nghĩa vụ của từng người phải được quy định rõ trong Điều lệ, nếu chưa được quy định rõ thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba, đồng thời tất cả người đại diện phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
  • Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
  • Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định.
  • Chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty phải quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật.  Nếu không quy định rõ quyền cho từng người thì tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Những lưu ý cần tuân thủ về qui định người đại diện pháp luật của doanh nghiệp

Bên cạnh những quy định về trách nhiệm cụ thể theo Luật Doanh nghiệp 2020, có một số lưu ý trong vai trò của người đại diện pháp luật cần biết để tránh những sai sót không mong muốn.

  • Thứ nhất.  Chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020.  Với quy định này, người đại diện theo pháp luật sẽ chịu trách nhiệm với tư cách cá nhân trước công ty khi vi phạm nghĩa vụ của mình mà gây thiệt hại cho công ty.  Thậm chí trong trường hợp người đại diện theo pháp luật đã ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ đại diện theo pháp luật của mình thì người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm toàn bộ trước công ty đối với phần quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền đó nếu có bất kỳ sai sót thiệt hại nào xảy ra.
  • Thứ hai.  Chịu trách nhiệm về rủi ro về tài chính.  Khi thành lập doanh nghiệp, nếu người đại diện pháp luật là thành viên góp vốn hay cổ đông của doanh nghiệp thì theo quy định, với tư cách cổ đông, thành viên, họ chỉ phải chịu trách nhiệm pháp lý trên phần vốn góp của mình khi có xảy ra các rủi ro về tài chính.  Nhưng khi là người đại diện pháp lý cho doanh ngiệp, dù không góp vốn –  bởi  theo Luật doanh nghiệp thì người đại diện pháp luật không nhất thiết phải là thành viên góp vốn hoặc là cổ đông của công ty.  Người đại diện pháp luận chỉ là người được thuê, xét về bản chất người đại diện pháp luật cũng chỉ là một nhân viên như bình thường.  Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp xảy ra các rủi ro về tài chính thì người đại diện buộc phải liên đới chịu trách nhiệm dựa trên phạm vi nghĩa vụ của mình.
  • Thứ ba.  Chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh không đúng pháp luật.  Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp có những hành vi vi phạm pháp luật như hoạt động không đúng ngành nghề kinh doanh, hoạt động không có giấy phép, vi phạm các nghĩa vụ về thuế… thì người đại diện theo pháp luật sẽ là người đứng ra chịu trách nhiệm trước pháp luật.  Nếu doanh nghiệp kinh doanh thua lỗ hay có hành vi trốn thuế, lừa đảo, kinh doanh trái phép thì người đại diện theo pháp luật sẽ đại diện cho doanh nghiệp trong tố tụng, thực hiện các các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm theo của Luật Doanh nghiệp.  Đồng thời, người đại diện theo pháp luật là người đầu tiên phải chịu trách nhiệm trước trọng tài, tòa án về các nghĩa vụ giải trình, nộp phạt hành chính, thậm chí là trách nhiệm hình sự nếu có.
  • Thứ tư.  Tuân thủ quy định phải luôn đảm bảo ít nhất có một đại diện pháp luật của doanh nghiệp cư trú tại Việt Nam. Nếu công ty chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật duy nhất thì người đó phải cư trú ở tại Việt Nam.  Nếu có xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật thay cho mình.  Và phải chịu trách nhiệm về sự ủy quyền đó.  Trường hợp doanh nghiệp chỉ có 1 người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.   Đối với công ty TNHH có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện của công ty bị tạm giam, két án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị tòa án tước quyền hành nghề vì tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật Hình sự thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.  Trong một số trường hợp đặc biệt, tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện trong quá trình tố tụng tại tòa án.
  • Thứ năm.  Phân chia quyền và nghĩa vụ giữa những người đại diện theo pháp luật nếu doanh nghiệp có nhiều hơn một người đại diện pháp luật.  Trong trường hợp Điều lệ công ty không quy định rõ phạm vi thẩm quyền đại diện của từng người đại diện theo pháp luật, thì tất cả những người đại diện theo pháp luật sẽ đều có thẩm quyền đại diện như nhau trong các giao dịch của doanh nghiệp.  Trường hợp này sẽ dẫn đến tình trạng những người đại diện theo pháp luật sẽ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, từ chối đại diện cho công ty trong các giao dịch phức tạp hoặc có mức độ rủi ro cao, về lâu dài có thể dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp.  Mặt khác, sự thiếu rõ ràng về thẩm quyền cụ thể của từng người đại diện theo pháp luật cũng có thể dẫn đến sự chồng chéo về thẩm quyền dễ gây nguy cơ lạm dụng quyền hay vượt quyền. 
  • Thứ sáu.  Không hạn chế cá nhân đại diện pháp luật cho nhiều doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp chỉ quy định 1 doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật mà không quy định cụ thể 1 cá nhân có thể là người đại diện theo pháp luật của nhiều công ty hay không. Bởi vậy, điều này mặc nhiên được hiểu là cá nhân có thể là đại diện pháp luật cho cùng lúc nhiều doanh nghiệp trừ các trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hiểu rõ trách nhiệm của người đại diện pháp luật trong từng loại hình doanh nghiệp để có thể thực hiện tốt hơn vai trò của người đại diện pháp luật trong doanh nghiệp là điều chúng tôi muốn mang đến cho quý vị qua bài viết.  Đừng quên theo dõi và cập nhập thêm nhiều thông tin hữu ích khác trên trang web của chúng tôi.  Khi cần, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết hơn:  letran@corporatecounsel.vn.