Đối với nhiều doanh nghiệp nước ngoài, việc thành lập công ty con tại Việt Nam là một quyết định chiến lược nhằm phục vụ tăng trưởng dài hạn, tiếp cận thị trường hoặc mở rộng hoạt động trong khu vực. Tuy nhiên, khi hoạt động đã đi vào vận hành, vấn đề quản trị nhanh chóng vượt ra ngoài phạm vi hình thức. Cách thức ra quyết định, chủ thể có thẩm quyền và cách trụ sở chính tương tác với bộ máy quản lý tại địa phương đều kéo theo những hệ quả pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các công ty con tại Việt Nam hoạt động trong một khuôn khổ pháp lý được xác định rõ ràng, không phải lúc nào cũng tương thích với các mô hình quản trị toàn cầu. Các vấn đề thường phát sinh khi trụ sở chính cho rằng các chính sách nội bộ, tuyến báo cáo hoặc quy trình phê duyệt của tập đoàn đương nhiên được áp dụng tại Việt Nam. Trên thực tế, pháp luật Việt Nam mới là yếu tố quyết định ai có quyền đại diện cho doanh nghiệp và ai phải chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót.

Do đó, việc hiểu rõ các rủi ro quản trị xuyên biên giới là hết sức quan trọng. Khi thẩm quyền, cơ chế giám sát và tuân thủ không đồng bộ, doanh nghiệp nước ngoài có thể đối mặt với sự kiểm tra của cơ quan quản lý, giao dịch bị vô hiệu hoặc trách nhiệm cá nhân của thành viên quản lý. Bài viết này phân tích những điểm rủi ro thường gặp và cách doanh nghiệp nước ngoài có thể quản lý các rủi ro đó một cách thực tiễn và phù hợp pháp luật.

Hiểu về quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh Việt Nam

Khung quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam chủ yếu được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp. Khác với các hệ thống pháp luật theo thông luật, thẩm quyền quản trị tại Việt Nam mang tính hình thức cao và gắn chặt với các chức danh cụ thể được luật định.

Các cơ quan quản trị chủ chốt bao gồm Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật và, trong một số trường hợp là gồm thêm kế toán trưởng. Mỗi chức danh này đều có quyền hạn và trách nhiệm được pháp luật quy định rõ ràng mà các chính sách nội bộ của tập đoàn không thể làm thay đổi.

Các công ty mẹ nước ngoài thường cho rằng các cấu trúc quản trị đang áp dụng tại quốc gia của họ có thể được sao chép nguyên trạng tại Việt Nam. Trên thực tế, công ty con tại Việt Nam phải tuân thủ các yêu cầu pháp luật mang tính bắt buộc của địa phương, ngay cả khi các yêu cầu này khác với mô hình quản trị toàn cầu. Việc không tôn trọng sự khác biệt này có thể khiến cả công ty con và các thành viên quản lý đối mặt với rủi ro pháp lý và quản lý.

Sự không tương thích giữa chính sách tập đoàn và pháp luật Việt Nam

Một trong những rủi ro quản trị phổ biến nhất phát sinh khi các chính sách áp dụng trên toàn tập đoàn mâu thuẫn với yêu cầu pháp luật Việt Nam. Ma trận phê duyệt, hạn mức ký kết và các ủy quyền nội bộ có thể hạn chế quyền của ban quản lý địa phương theo cách không phù hợp với thẩm quyền theo luật định của họ.

Ví dụ, pháp luật Việt Nam có thể yêu cầu người đại diện theo pháp luật phải ký kết một số hợp đồng hoặc hồ sơ nhất định, ngay cả khi chính sách nội bộ yêu cầu phải có thêm phê duyệt từ trụ sở chính. Khi các chính sách tập đoàn tìm cách vượt lên trên thẩm quyền pháp lý tại địa phương, giao dịch có thể bị vô hiệu hoặc khiến người quản lý phải chịu trách nhiệm pháp lý.

Doanh nghiệp nước ngoài cần bảo đảm rằng các chính sách quản trị nội bộ được rà soát và điều chỉnh để phản ánh đúng quy định pháp luật Việt Nam, thay vì mặc định rằng các quy tắc toàn cầu sẽ tự động được áp dụng.

Rủi ro liên quan đến thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật và Giám đốc

Người đại diện theo pháp luật giữ vai trò trung tâm trong quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam. Theo pháp luật Việt Nam, cá nhân này có thẩm quyền theo luật định để đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch đối ngoại và thường phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với việc tuân thủ các nghĩa vụ về thuế, lao động, môi trường và quy định quản lý khác.

Rủi ro quản trị thường phát sinh khi công ty mẹ nước ngoài hiểu chưa đúng về vai trò này. Trong nhiều tập đoàn đa quốc gia, các chức danh như CEO, giám đốc điều hành hoặc trưởng bộ phận quốc gia mang thẩm quyền dựa trên hệ thống phân cấp nội bộ. Tuy nhiên, tại Việt Nam, thẩm quyền pháp lý phát sinh từ việc bổ nhiệm và đăng ký hợp lệ, chứ không dựa trên cấp bậc nội bộ.

Các tình huống rủi ro phổ biến bao gồm việc người đại diện theo pháp luật đã từ chức nhưng việc đăng ký thay đổi bị chậm trễ; việc cấp giấy ủy quyền quá rộng hoặc không có giới hạn phù hợp; hoặc việc nhiều cá nhân cùng tham gia quyết định mà không có ranh giới thẩm quyền rõ ràng. Trong những trường hợp này, hợp đồng có thể bị tranh chấp, hồ sơ có thể bị cơ quan nhà nước từ chối, và cá nhân liên quan có thể bị quy trách nhiệm.

Giám đốc và người đại diện theo pháp luật cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu phê duyệt các hành vi vi phạm pháp luật Việt Nam, ngay cả khi các hành vi đó được thực hiện theo chỉ đạo từ trụ sở chính. Điều này khiến việc xác định rõ vai trò, ghi nhận thẩm quyền bằng văn bản và đăng ký kịp thời các thay đổi về nhân sự quản lý trở nên đặc biệt quan trọng đối với nhà đầu tư nước ngoài.

Rủi ro tuân thủ khi trụ sở chính can thiệp quá sâu vào hoạt động

Việc giám sát từ trụ sở chính là yếu tố tự nhiên trong hoạt động của các tập đoàn đa quốc gia. Tuy nhiên, rủi ro quản trị phát sinh khi sự giám sát này chuyển thành việc điều hành trực tiếp. Tại Việt Nam, điều này có thể tạo ra các vấn đề tuân thủ nghiêm trọng, đặc biệt khi việc ra quyết định bỏ qua các cơ quan quản trị chính thức của công ty con.

Sự can thiệp quá mức thường xuất hiện dưới các hình thức tinh vi và có thiện chí, bao gồm:

  • Trụ sở chính trực tiếp phê duyệt hoặc đàm phán hợp đồng với khách hàng hoặc nhà cung cấp;
  • Chỉ đạo từ trụ sở chính về việc tuyển dụng, kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động;
  • Các quyết định về giá, lựa chọn nhà cung cấp hoặc ngân sách được đưa ra ngoài Hội đồng quản trị hoặc người đại diện theo pháp luật;
  • Các quy trình phê duyệt không chính thức, bỏ qua nghị quyết được lập thành văn bản hoặc thẩm quyền đã được ủy quyề

Mặc dù những cách làm này có thể là thông lệ tại các quốc gia khác, tại Việt Nam, chúng có thể bị coi là hành vi điều hành trên thực tế.

Khi cơ quan quản lý nhận thấy các lãnh đạo nước ngoài đang điều hành công ty con mà không có thẩm quyền hợp pháp tại địa phương, nhiều rủi ro có thể phát sinh. Hợp đồng có thể bị đặt câu hỏi về tính hợp lệ do thiếu phê duyệt phù hợp, các giám đốc địa phương có thể phải chịu trách nhiệm đối với những hành vi mà họ không kiểm soát, và cơ quan quản lý có thể tăng cường giám sát việc tuân thủ các yêu cầu về quản trị doanh nghiệp.

Để quản lý rủi ro này, doanh nghiệp nước ngoài cần phân định rõ giữa giám sát chiến lược và thực thi vận hành. Trụ sở chính nên tập trung vào chiến lược tổng thể, theo dõi hiệu quả và quản lý rủi ro, trong khi các quyết định hàng ngày cần được giao cho bộ máy quản lý đã được bổ nhiệm hợp pháp tại công ty con. Khung ủy quyền rõ ràng và các quy trình phê duyệt được lập thành văn bản là yếu tố then chốt để vừa bảo đảm tuân thủ pháp luật, vừa duy trì sự kiểm soát hiệu quả của tập đoàn.

Giao dịch với bên liên quan và các vấn đề kiểm soát tập đoàn

Các công ty con tại Việt Nam thường xuyên thực hiện các giao dịch với bên liên quan, bao gồm dịch vụ quản lý, thỏa thuận cấp phép và các khoản vay nội bộ. Những giao dịch này tiềm ẩn rủi ro quản trị và tuân thủ ở mức cao hơn.

Pháp luật Việt Nam yêu cầu các giao dịch với bên liên quan phải được công bố, phê duyệt và lập hồ sơ đầy đủ. Việc không tuân thủ các thủ tục này có thể dẫn đến vi phạm về quản trị và thu hút sự kiểm tra của cơ quan thuế theo quy định về giao dịch liên kết và chuyển giá.

Việc xây dựng điều khoản hợp đồng rõ ràng, áp dụng nguyên tắc giao dịch độc lập và ghi nhận đầy đủ các phê duyệt là yếu tố cần thiết để quản lý đồng thời rủi ro quản trị và rủi ro thuế.

Dòng thông tin và khoảng trống báo cáo giữa trụ sở chính và Việt Nam

Quản trị hiệu quả phụ thuộc vào thông tin chính xác và kịp thời. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp nước ngoài dựa vào các báo cáo không chính thức từ công ty con tại Việt Nam thay vì các hồ sơ pháp lý và sổ sách chính thức.

Rào cản ngôn ngữ, sự khác biệt về chuẩn mực kế toán và thông lệ báo cáo tại địa phương có thể tạo ra những “điểm mù” đối với trụ sở chính. Khi tồn tại khoảng trống thông tin, rủi ro có thể không được phát hiện cho đến khi xảy ra thanh tra, kiểm tra hoặc tranh chấp.

Việc thiết lập các quy trình báo cáo có cấu trúc, phù hợp với yêu cầu pháp luật Việt Nam, sẽ giúp trụ sở chính duy trì giám sát phù hợp mà không vượt quá thẩm quyền tại địa phương.

Rủi ro quản trị liên quan đến lao động và tuân thủ

Các quyết định liên quan đến lao động là nguồn rủi ro quản trị thường gặp đối với các công ty con có vốn đầu tư nước ngoài. Các chính sách nhân sự toàn cầu về đánh giá hiệu suất, kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động có thể không phù hợp với Bộ luật Lao động của Việt Nam.

Các quyết định do trụ sở chính đưa ra hoặc phê duyệt mà không có sự rà soát pháp lý tại địa phương có thể dẫn đến tranh chấp lao động, khiếu nại của công đoàn hoặc xử phạt hành chính. Pháp luật Việt Nam đặc biệt coi trọng trình tự, hồ sơ và quyền lợi của người lao động.

Ban quản lý địa phương cần giữ vai trò quyết định trong các vấn đề lao động, trong khi trụ sở chính nên đóng vai trò định hướng thay vì can thiệp trực tiếp.

Các sai sót quản trị thường gặp tại công ty con có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam

Trên thực tế, các sai sót quản trị tại công ty con có vốn đầu tư nước ngoài thường lặp lại theo những khuôn mẫu quen thuộc. Các vấn đề này thường phát sinh dần dần và có thể không được nhận diện cho đến khi có kiểm toán, thanh tra hoặc tranh chấp.

Các sai sót phổ biến bao gồm:

  • Hoạt động dựa trên điều lệ và quy chế nội bộ đã lỗi thời hoặc không đầy đủ;
  • Phân định thẩm quyền không rõ ràng giữa trụ sở chính và ban quản lý địa phương;
  • Nghị quyết của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên bị thiếu, không nhất quán hoặc không được ghi nhận đầy đủ;
  • Các quyết định kinh doanh quan trọng được đưa ra không chính thức và không có hồ sơ phù hợp;
  • Chậm trễ trong việc đăng ký thay đổi thành viên quản lý hoặc người đại diện theo pháp luậ

Những sai sót này làm suy yếu vị thế pháp lý của công ty con và gia tăng đáng kể mức độ rủi ro khi bị kiểm toán, tranh chấp hoặc kiểm tra bởi cơ quan nhà nước. Việc rà soát quản trị định kỳ và kiểm tra hồ sơ có thể giúp phát hiện và khắc phục các điểm yếu này trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Cách doanh nghiệp nước ngoài có thể tăng cường quản trị tại Việt Nam

Quản trị hiệu quả bắt đầu từ sự đồng bộ. Doanh nghiệp nước ngoài cần bảo đảm rằng khung quản trị của tập đoàn được điều chỉnh để phù hợp với pháp luật Việt Nam, thay vì áp đặt nguyên trạng.

Việc phân quyền rõ ràng, thực hiện rà soát pháp lý định kỳ, đào tạo cho cả đội ngũ quản lý tại trụ sở chính và địa phương, cũng như sử dụng tài liệu quản trị song ngữ đều góp phần xây dựng một cấu trúc quản trị vững chắc hơn.

Việc chủ động lập kế hoạch quản trị không chỉ giúp giảm rủi ro tuân thủ mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và sự minh bạch trong quá trình ra quyết định.

Kết luận

Các rủi ro quản trị xuyên biên giới tại Việt Nam không nằm ở việc hạn chế kiểm soát, mà ở việc đạt được sự rõ ràng và đồng bộ. Khi cấu trúc quản trị tôn trọng các yêu cầu pháp lý tại địa phương đồng thời vẫn duy trì cơ chế giám sát hiệu quả, các công ty con sẽ có nền tảng vững chắc để hoạt động bền vững và tuân thủ pháp luật.

Tại Corporate Counsels, chúng tôi hỗ trợ các doanh nghiệp nước ngoài trong việc quản lý rủi ro quản trị tại các công ty con ở Việt Nam. Từ việc điều chỉnh chính sách tập đoàn cho phù hợp với pháp luật địa phương đến việc xây dựng khung thẩm quyền, chúng tôi cung cấp tư vấn pháp lý thực tiễn, bám sát môi trường pháp lý Việt Nam. Để nhận được hỗ trợ phù hợp với tổ chức của Quý vị, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ thư điện tử letran@corporatecounsels.vn.